Retensi Arsip

Sebagai suatu endapan informasi, maka pertumbuhan akumulasi arsip akan sejalan dengan perkembangan pelaksanaan fungsi-fungsi unit kerja dalam struktur organisasi instansi. Artinya arsip akan berkembang terus dalam jumlah dan jenisnya sehingga diperlukan fasilitas penyimpanan yang terus berkembang. Sementara itu sebagai suatu proses yang bersifat fungsional, nilaiguna arsip akan berubah dan menyusut sejalan dengan tahapan proses tersebut. Dengan demikian esensi pemahaman terhadap nilaiguna arsip adalah kemampuan untuk melakukan penyusutan secara sistematis agar hanya arsip yang yang bernilaiguna sajalah yang harus disimpan. Berdasarkan pertimbangan tersebut maka perlu ditekankan adanya azas manajemen arsip yang harus dipertahankan. Azas pertama adalah arsip disimpan untuk digunakan. Artinya jangan menyimpan arsip yang sudah habis/tidak ada nilaigunanya. Azas yang kedua adalah arsip ada karena fungsi instansi/organisasi/perusahaan (creating agency) harus segera dipisahkan untuk dimusnahkan sedangkan azas ketiga adalah arsip sebagai endapan informasi pelaksanaan kegiatan administrasi/transaksi instansi, sehingga semua duplikasi/ikutan lain yang tidak memiliki fungsi melengkapi nilai informasi harus segera disiangi tanpa harus menunggu perintah oleh pejabat yang berwenang.

Esensi dari ketiga azas tersebut adalah bahwa arsip harus disusutkan secara tepat dan cepat. Untuk itu diperlukan pengertian yang jelas bahwa penyusutan arsip dalam kaitan tanggung jawab hukum harus diartikan sebagai penghapusan/pemusnahan/menghilangkan informasi. Karena itu semua proses yang tidak termasuk menghilangkan informasi/memusnahkan arsip dapat segera dilakukan pada saat diketahui yang dihadapi adalah duplikasi, pustaka dan ikutan lain yang tidak bernilai informasi. Hanya satu naskah yang harus dijaga keberadaannya (record copy) yang pemusnahannya harus mengikuti prosedur yang berlaku, yang pada umumnya disebut Jadwal Retensi Arsip.