Perawatan Arsip

Preservasi Arsip Dengan Cara Fumigasi Arsip
 

Preservasi arsip adalah proses pelestarian arsip / kegiatan perlindungan dan perawatan arsip, sehingga arsip dapat disimpan dan dimanfaatkan dalam jangka waktu lama.

Prinsip Preservasi arsip :

  1. Dilaksanakan dengan mempertahankan otentisitas dan realibitas sebagai arsip.
  2. Dilaksanakan sejak dinyatakan sebagai permanen.
  3. Penyimpanan arsip memperhatikan jenis media rekamnya.
  4. Penyimpanan arsip dilaksanakan pada ruang simpan yang steril dengan suhu dan kelembaban udara yang stabil.
Proses preservasi arsip :
     1.   Persiapan
           a. Penempatan arsip hasil akusisi pada ruang transit unuk diseleksi dan disterilkan.
           b. Pemindahan arsip yang sudah diseleksi dan disterilkan ke ruang penyimpanan.
           c. Merawat / merestorasi arsip yang rusak.
     2.   Penyimpanan
           a. Menata arsip sesuai grup arsip
           b. Menyimpan dan menata arsipssuai dengan format dan media arsipnya.
           c. Mengatur kesetabilan suhu dan kelembaban udara di ruang penyimpanan arsip.
           d. Mengontrol lingkungan dan fisik arsip secara regular.
           e. Menindaklanjuti hasil temuan kontrol.
      3.  Perawatan / Restorasi
           a. Mendaftar arsipyang akan di restorasi.
           b. Mencatat riwayat restorasi ( metode dan rangkaian tindakan perawatan yang pernaha dilakukan terhadap
               arsip yang berangkutan.
           c. Melaksanakan perawatan / restorasi
           d. Kontrol kualitas.
           e. Kontrol jadwal restorasi regular khususnya terhadap arsip media baru regular khususnya arsip mdia baru.
 
Perawatan dan restorasi arsip yang telah dilaksanakan Badan Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi Provinsi Kalimantan Barat antara lain dengan cara :
  1. Membersihkan secara manual arsip di depo arsip dengan cara menghilangkan debu, sawang dan kotoran lain dengan menggunakan sapu dan kemoceng oleh petugas.
  2. Memberi kapur barus dan semprotan pembunuh serangga ( baygon dll ) ke arsip secara rutin dan berkala.
  3. Memilah, mengindentifikasi serta memisahkan arsip yang dianggap rusak untuk dapat diperbaiki dengan cara menyambung arsip dengan isolasi, maupun laminating arsip.
  4. Apabila terdapat arsip yang rusak dan arsip tersebut merupakan arsip tertutup dan petugas tidak dapat memperbaikinya karena sarana dan prasarana serta sdm yang belum memadai ( seperti alat, bahan dan tenaga profesional restorasi arsip), Maka BPKD prov. kalbar melakukan konsultasi, koordinasi dan kerja sama ke Arsip Nasional Republik Indonesia dalam hal perawatan dan penyelamatan arsip dengan cara membawa arsip yang rusak tersebut untuk dapat diperbaiki / direstorasi ( pengembalian arsip seperti asalnya dengan memperhatikan asas keotentikan arsip ) ke ANRI secara berkala.
  5. Fumigasi Arsip.
Fumigasi arsip merupakan salah satu perawatan / restorasi arsip yang bertujuan untuk melindungi arsip dari kerusakan yang disebabkan oleh rayap dengan cara memberikan zat fumigan dan bahan kimia lainnya yang pelaksanaanya dilakukan oleh tenaga ahli / profesional ( pihak ketiga )
 
Sebagaimana di ketahui bersama kondisi tanah di Kalimantan Barat khususnya lokasi bangunan depo arsip BPKD Prov. Kalbardi Pontianak, maupun bangunan lainnya sangat rentan terhadap ancaman rayapkhusunya rayap tanah dan rayap kertas, sehingga perlu dilakukan proteksi sedini mungkin agara bangunan beserta koleksi arsip terhindar dari kehancuran dan kerusakan akibat serangan rayap dan mikro organisme lainya. Begitu juga untuk bahan bangunan khususnya kayu untuk saat ini sangat sulit untuk mencari bahan yang brkwalitas I & II yang ketahanannya diragukan, oleh karena itu perlu dilakukan pencegahan dengan system termite control / anti rayap untuk bangunandan fomigasi untuk dokumen ( arsip / buku dll ) agar bangunan maupun arsip yang disimpan tetap awet.
 
Rayap menurut penelitian terbagi menjadi 3 yaitu :
  1. Rayap pekerja ( merupakan bagian terbesar dengan tugs mengumpulkan makanan berupa selulosa yang terdapat di material kayu, tanah, kertas / buku, maupun beton.
  2. Rayap prajurit ( bertugas mengahadapi musuh diskitarnya diantara semut )
  3. Rayap yang pada saat tertentu dapat menjadi anai - anai atau laron yang sering kita jumpai pada musim hujan.
Perlakukan fumigasi merupakan cara pengendalian organisme pengganggu dengan menggunakan methyl bromide dengan konsentrasi dan dosis tertentupada ruang yang kedap gas minimal 1 x 24 jam. adapun sasaran pengendalian dengan sistem ini meliputi :
  1. Dokumen ( arsip - arsip / buku yang mudah terserang rayap, kutu buku dll )
  2. Komoditi makanan ( beras, jagung, kedelai, kacang - kcnga dll )
  3. Prouk kehutanan ( kayu )
  4. Produk perkebunan ( kopi, karet,kopra, kernel dll )
Berdasarkan kondisi tersebut diatas, dalam rangka perlindungan, penyelamatan dan perawatan fisik arsip dari kerusakan selain kegiatan yang telah dijabarkan diatas maka perlu adanya perawatan arsip dengan cara fumigasi secara berkala sehingga koleksi arsip yang kita simpan yang mempunyai nilai guna dapat terselamatkan dari kerusakan.