Penyelamatan Arsip

PENYELAMATAN ARSIP / DOKUMEN NEGARA PASCA GEMPA
(CATATAN KECIL RELAWAN PENYELAMATAN ARSIP / DOKUMEN
NEGARA AKIBAT GEMPA BUMI TEKTONIK DI YOGYAKARTA
TANGGAL 27 ME1 2006)

Gempa bumi merupakan bencana alam takdir Tuhan ( Act of God ) yang dapat
terjadi sewaktu-waktu di luar dugaan dan kemampuan manusia. Sebagaimana yang
terjadi di Yogyakarta tanggal 27 Mei 2006 beberapa waktu yang lalu. Disaat seluruh
perhatian terpusat pada Gunung Merapi yang diprediksikan akan meletus dan
pemerintah melalui lembaga-lembaga terkait sibuk menyediakan tempat-tempat
pengungsian berikut fasilitas-fasilitasnya bahkan ribuan kantong mayat sudah
dipersiapkan. Rakyat Yogyakarta khususnya bagian utara (Kabupaten Sleman) resah dan
tegang memikirkan bencana yang akan menimpanya sudah nampak di depan mata, tanpa
terduga tiba-tiba terjadi gempa bumi yang amat dasyat di bagian selatan (Kabupaten
Bantul).
Bencana Alam Membawa Kerugian
Bencana alam tentu membawa kerugian dalam kehidupan manusia, demikian juga
bencana alam gempa bumi baik ditinjau dari aspek ekonomi maupun sosial.
Sebagaimana gempa bumi tektonik berskala 5,9 SR yang terjadi di Yogyakarta, dalam
waktu kurang dari satu menit telah menghancurkan ratusan ribu rumah penduduk, gedung
pemerintahan, sarana transportasi, pendidikan, kesehatan, telekomunikasi, dan
sarana/fasilitas umum lainnya. Hal ini tentu saja berpengaruh langsung pada terhentinya
roda ekonomi. Sedangkan kerugian sosial berupa cacat seumur hidup, trauma, stres,
tertundanya kegiatan belajar, terhentinya roda pemerintahan tidak dapat diukur secara
langsung.
Kerugian lain yang selama ini kurang mendapat perhatian dari berbagai pihak
dan tidak pernah diperhitungkan adalah terceraiberainya, rusaknya, dan termusnahkannya
arsip atau dokumen Negara yang mengakibatkan kerugian baik secara ekonomi maupun
kerugian sosial.
Arsip merupakan sumber informasi penting karena arsip merupakan bukti dan
rekaman kegiatan atau transaksi yang telah dilaksanakan oleh pemerintah. Pentingnya
arsip/dokumen bagi organisasi antara lain :
1. Sebagai darah kehidupan organisasi
2. Sebagai tulang punggung organisasi
1
3. Sebagai tulang punggung manajemen (perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan)
4. Sebagai sumber utama untuk pengambilan keputusan, penelitian, dan sebagainya.
5. Sebagai bukti akuntablitas kinerja organisasi dan aparatur.
6. Sebagai bukti sah di pengadilan
7. Sebagai memori organisasi
8. Sebagai aset penting organisasi
9. Sebagai identitas organisasi
10. Sebagai bukti sejarah.
Apabila bukti-bukti tersebut terceraiberai, rusak, atau musnah/hilang maka untuk menata
kembali, memperbaiki arsip yang rusak atau untuk mencari arsip pengganti
membutuhkan biaya yang besar. Untuk menata kembali arsip di satu Kantor Lurah
Desa sebanyak 4 m3 (48 ML) yang terceraiberai akibat gempa bumi misalnya
dibutuhkan biaya tidak kurang dari Rp ± 15.270.000 dengan perincian sebagai berikut :
- Kartu deskripsi : 4800 kartu : ± 120.000,-
- Boks arsip : 240 boks : ± 2. 400.000,-
- Kertas kissing : 1920 lembar : ± 750.000,-
- Rak arsip : 12 rak : ± 12. 000.000,-
dan masih ditambah dengan biaya-biaya lain seperti upah tenaga, masker, sarung tangan,
tali rafiah, spidol, cutter, dan lain-lain yang diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan.
Kemudian untuk memperbaiki arsip yang rusak seperti sobek sehingga perlu
direstorasi (laminasi) berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 42
tahun 2005 tentang Jenis dan Tarif atas Jenis Penerimaan Negara Bukan Ppajak yang
Berlaku pada Arsip Nasional RI seharga 25.000 per lembar arsip dengan ukuran kertas
A4. Sedangkan untuk mencari arsip pengganti arsip yang hilang dibutuhkan biaya yang
lebih mahal dan waktu yang relative lebih lama misalnya, untuk mencari arsip pengganti
yang berupa BPKB ( Buku Pemilikan Kendaraan Bermotor) atau ijasah, sertifikat dan
yang sejenisnya diperlukan surat keterangan dari RT, RW, Dukuh, Kepala Desa, Camat,
Kepolisian, dan sebagainya. Dengan demikian dapat dibayangkan berapa biaya yang
harus dikeluarkan untuk menata kembali arsip di instansi-instansi yang terceraiberai
akibat gempa dan hal tersebut harus dilakukan untuk keberlangsungan hidup organisasi
dan terselamatkannya bukti-bukti pertanggungjawaban nasional.
Terganggunya/terhentinya layanan pemerintah yang disebabkan oleh
ketidaktersediaan arsip, termusnahkannya/hilangnya bukti-bukti sejarah dan bahan
pertanggungjawaban nasional, serta hilangnya keaslian arsip tidak dapat diukur secara
ekonomi.
2
Gempa Bumi Mengakibatkan Arsip Rusak/Musnah
Salah satu cirikas bencana alam gempa bumi adalah robohnya gedung atau
bangunan. Sebagaimana yang terjadi di Yogyakarta, gempa bumi tektonik yang terjadi
pada 27 Mei 2006 telah menghancurkan lebih kurang 20 gedung Kantor Lurah Desa ,
dan sejumlah kantor pemerintah lainya di wilayah Kabupaten Bantul. Propinsi Daerah
Istimewa Yogyakarta. Runtuhnya bangunan Kantor Kelurahan mengakibatkan
perabotan perkantoran dan benda-benda yang ada didalamnya porakporanda tak
terkecuali arsip. Sebagaimana yang terjadi di beberapa Kantor Kelurahan di wilayah
Kecamatan Imogiri Kabupaten Bantul pada hari ketiga setelah gempa. Arsip/dokumen
pemerintah desa berserakan keluar dari tempat penyimpanan seperti almari arsip, rak
arsip maupun filling cabinet yang roboh terkena reruntuhan bangunan. Selain
berserakan, kondisi arsip di beberapa kantor Kelurahan tersebut sebagai berikut :
1. Arsip kotor karena arsip yang berhamburan terinjak-injak kaki manusia yang berlalulalang
untuk menyelamatkan diri atau memberi bantuan / pertolongan kepada para
korban. Selain itu arsip terkena debu dan reruntuhan puing-puing bangunan dan
kehujanan
2. Arsip basah/lembab karena setelah gempa wilayah Bantul diguyur hujan selama tiga
malam berturut-turut. Seperti yang kami temui di salah satu Kantor Kelurahan di
wilayah Kecmatan Imogiri Bantul, arsip tentang Register Tanah, dan Buku Daftar
Anggota Organisasi Terlarang tulisannya mulai memudar karena kehujanan dan tidak
segera dikeringkan. Bahkan antara lembar yang satu dengan lainnya atau antar
halaman arsip sudah terlalu sulit untuk di buka/dipisahkan.
3. Arsip sobek karena basah maupun tertimbun reruntuhan bangunan
4. Arsip hilang karena terangkut oleh alat berat (becko) atau ketidaktahuan para
relawan yang menyelamatkan para korban maupun yang membersihkan tempat
tersebut.
Tindakan Penyelamatan
Bencana alam gempa bumi terjadi secara tiba-tiba dan tidak terduga sebelumnya
sehingga tidak banyak yang dapat dilakukan manusia selain berlari keluar rumah untuk
menyelamatkan diri. Apalagi gempa bumi tersebut dengan kekuatan yang sangat besar
akan semakin menambah kepanikan dan kebingunan manusia sehingga tabrakan antar
sesama yang berakibat pada jatuhnya korban tidak dapat dihindari.
Setelah sampai di tempat yang aman juga tidak banyak yang dapat diperbuat
oleh manusia, bahkan untuk kembali memasuki rumahnyapun tidak ada keberanian
karena akan ada gempa-gempa susulan. Sehingga mereka lebih memilih hidup ditenda
dan membiarkan harta benda miliknya berserakan dan hancur termasuk kekayaan yang
tidak ternilai harganya yaitu arsip/dokumen. Sebagaimana yang saya alamai, pada waktu
3
akan menyelamatkan arsip yang ada didalam salah satu ruangan yang masih berdiri
disarankan oleh salah seorang Pamong Desa setempat untuk tidak berlama-lama di dalam
ruangan karena kalau tiba-tiba datang gempa susulan ruangan yang memang dindingnya
sudah retak-retak tersebut bisa hancur. Selain trauma ada beberapa hal yang
menyebabkan arsip / dokumen tidak segera diselamatkan dan dibiarkan berserakan
begitu saja antara lain :
1. Pamong Desa/Pegawai Kelurahan adalah korban. Tidak sedikit dari mereka yang
terluka. Rumah mereka hancur bahkan ada yang kehilangan anggota keluarga.
Dengan kondisi tersebut dapat dimaklumi kalau mereka tidak bisa memikirkan
keadaan kantornya.
2. Pamong Desa adalah pelayan / abdi masyarakat sehingga sangat logis kalau mereka
lebih mengutamakan keselamatan rakyatnya. Menolong para korban yang
terluka,membawa ke rumah sakit, mencarikan bantuan agar rakyatnya tetap bisa
minum dan makan, menyalurkan /mengatur bantuan agar dapat merata, mencarikan
obat-obatan, membuatkan tempat untuk berlindung dari panasnya matahari dan hujan
dan lain sebagainya yang pada intinya keselamatan nyawa lebih utama.
3. Lembaga kearsipan setempat (Kantor Arsip Kabupaten Bantul ) juga tidak dapat
berbuat banyak karena para pegawainya juga menjadi korban dan kantornyapun juga
rusak dan perlu dibenahi segera karena didalamnya penuh dengan arsip/dokumen
pemerintah.
Kenyataan inilah yang mendorong saya dan teman-teman alumni dan mahasiswa
program kearsipan UGM untuk bersama-sama menjadi Relawan guna menyelamatkan
arsip-arsip/dokumen pemerintah akibat gempa bumi tektonik yang terjadi pada tangal 27
Mei 2006 di Bantul Yogyakarta. Karena kalau melihat kondisi pemerintah setempat
kecil kemungkinan untuk dapat segera menyelamatkan arsipnya. Ditambah lagi masalah
kearsipan sampai sekarang belum mendapat perhatian secara proposional. Pada hal
kalau arsip-arsip tersebut tidak segera diselamatkan/ditata disamping akan mengganggu
layanan pemerintah kepada masyarakat yang membutuhkan juga akan semakin banyak
arsip yang rusak dan hilang yang pada akhirnya akan semakin menambah jumlah
kerugian.
Arsip adalah informasi yang bersifat tertutup bagi pihak yang tidak berhak. Oleh
karena itu sebelum kami bertindak terlebih dahulu berkoordinasi dengan lembaga
kearsipan setempat, instansi-instansi terkait, dan instansi-instansi sasaran. Koordinasi
juga diperlukan dalam rangka penyediaan sarana penyelamatan seperti boks arsip, tempat
penyimpanan, dan lain sebagainya. Selanjutnya kami mulai melaksanakan penyelamatan
dengan tujuan utama menempatkan arsip dalam tempat yang aman dan nyaman artinya
arsip tidak lagi berserakan, tidak diruang terbuka, tidak kehujanan dan tidak kepanasan.
Prosedur penyelamatan yang kami lakukan sebagai berikut :
4
1. Mengevakuasi/mengambil/mengumpulkan arsip-arsip yang berserakan, tertimbun
reruntuhan bangunan maupun perabotan kantor.
2. Mengeringkan arsip yang basah atau lembab.
3. Mengepak arsip dengan mengunakan tali rafiah atau memasukkan arsip ke dalam
boks arsip berdasarkan kelompok unit pengolah/pencipta misalnya per Bagian, Seksi
atau per Bidang.
4. Mencantumkan identitas/kode/indeks pada boks arsip sebagai tanda pengenal arsip
sebagai jembatan darurat untuk penemuan kembali.
5. Menyimpan arsip ke lokasi yang aman yang telah ditentukan oleh instansi yang
bersangkutan seperti di rumah Lurah Desa, Pamong Desa, atau di Kantor darurat
maupun ditempat lain yang lebih aman..
Tindakan darurat dalam bentuk penyelamatan awal ini bertujuan untuk
meminimalisir kerusakan dan termusnahkannya arsip serta dalam rangka untuk
membangkitkan kembali instansi agar dapat beroperasional kembali, dapat melayani
masyarakat sebagaimana sebelum terjadi gempa. Apabila keadaan sudah memungkinkan
tentunya program ini dapat dilanjutkan oleh instansi yang bersangkutan bersama-sama
lembaga kearsipan setempat dengan tindakan recovery dan rekonstruksi yang
pekerjaannya meliputi :
1. Mendata arsip yang rusak dan tidak dapat diselamatkan
2. Memusnahkan arsip yang rusak dan tidak dapat diperbaiki dengan membuat Berita
Acara Pemusnahan
3. Memperbaiki arsip yang rusak dengan cara restorasi, atau dengan metode lain sesuai
dengan tingkat kerusakannya
4. Mencari arsip pengganti yaitu mengcopi arsip yang sama yang barangkali berada di
instansi lain yang terkait. Apabila tidak memungkinkan maka perlu dibuatkan Berita
Acara yang menyatakan bahwa arsip yang bersangkutan hilang/musnah akibat
bencana alam gempa bumi.
5. Melakukan rekonstruksi arsip dengan melakukan penataan arsip dan pembuatan
daftar arsip sebagai sarana temu balik.
Langkah Antisipasi
Indonesia merupakan wilayah rawan bencana alam seperti gempa bumi. Hal ini
disebabkan karena wilayah Indonesia berada pada tiga lempeng besar dunia yaitu
lempeng Indian-Australia di sebelah Selatan, lempeng Eurasia di sebelah Utara Barat,
lempeng laut Filipina dan lempeng Pasifik di sebelah Utara Timur. Apabila lempenganlempengan
tersebut bergerak untuk mencapai posisi yang lebih stabil maka saat itulah
gempa terjadi.
5
Masih segar dalam ingatan kita bencana alam gempa bumi tektonik yang diikuti
tsunami di Aceh tanggal 26 Desember 2004 yang lalu, memakan korban jiwa meninggal
dan hilang lebih dari 200 ribu jiwa. Belum pulih kondisi masyarakat Aceh, pada tanggal
27 Mei 2006 Yogyakarta dan sebagian wilayah Jawa Tengah di guncang gempa tektonik
hebat yang menyebabkan banyak korban meninggal lebih dari 6000 jiwa.
Bagi rakyat Yogyakarta bencana alam gempa bumi bukan hal yang baru karena
kota pendidikan tersebut sudah beberapa kali diguncang gempa bumi. Secara kronologis
gempa bumi di Yogyakarta terjadi pada tanggal 10 Juni 1867, 23 Juli 1943, 14 Maret
1981, 9 Juni 1992, 25 Mei 2001, 19 Agustus 2004, 19 Juli 2005 dan yang baru saja
terjadi tanggal 27 Mei 2006. Belum berhenti gempa - gempa susulan di Yogyakarta,
gempa bumi dengan kekuatan yang besar menggoyang wilayah pantai pengandaran Jawa
Barat. Gempa bumi yang sering terjadi di berbagai tempat diwilayah Indonesia ini bukti
nyata bahwa kawasan ini memang rawan gempa bumi.
Fenomena bencana alam gempa bumi yang sering terjadi di wilayah Indonesia
telah memberikan pelajaran berharga bagi manusia tentang bagaimana menyikapinya.
Menyikapi bencana gempa bumi yang sampai sekarang masih sulit diprediksi, sehingga
fenomena alam ini seolah-olah terjadi mendadak dan tidak teratur, upaya pencegahan
juga tidak mungkin bisa dilakukan. Maka usaha yang masih bisa dilakukan adalah
mengurangi akibat yang ditimbulkan oleh gempa bumi dengan melaksanakan beberapa
langkah antisipasi. Adapun beberapa tindakan yang dapat dilakukan untuk menekan
jumlah kerugian di bidang kearsipan bilamana gempa bumi terjadi antara lain :
1. Tidak membangun gedung arsip di daerah yang rawan gempa bumi
2. Gedung arsip hendaknya dibangun dengan konstruksi bangunan yang tahan gempa
tanpa mengesampingkan standardisasi gedung arsip yang telah diatur dalam
keputusan Kepala ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) nomor 03 Tahun 2000
tentang Standar Minimal Gedung dan Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif
3. Penyimpanan arsip dengan menggunakan peralatan khusus yang tahan banting yaitu
sarana yang terbuat dari besi. Kejadian di Bantul Yogyakarta menunjukan bahwa
arsip yang disimpan di almari yang terbuat dari bahan kayu kondisinya lebih parah
dibanding dengan arsip yang disimpan di almari besi atau filing cabinet karena lebih
kuat sehingga meskipun tertimbun reruntuhan dinding maupun atap bangunan tetap
utuh dan tidak hancur.
4. Arsip-arsip tertentu seperti arsip vital atau arsip kelas satu dan arsip-arsip yang
bernilai sejarah hendaknya dibuatkan back up-nya
5. Bilamana gempa terjadi dan banyak bangunan yang roboh/hancur maka segera ada
tindakan penyelamatan arsip. Akan lebih baik apabila dilakukan sebelum para
relawan turun lapangan karena apabila sudah banyak relawan yang turun maka arsip
akan terinjak-injak yang berakibat pada semakin rusaknya arsip bahkan arsip akan
musnah/hilang karena ketidaktahuan manusia atau karena situasi dan kondisi yang
6
tidak terkendali. Apabila pegawai setempat tidak memungkinkan untuk
menyelamatkan arsipnya maka bisa melalui relawan namun tetap dalam kordinasi
atau pengawasan instansi atau lembaga kearsipan setempat mengingat arsip/dokumen
merupakan barang khusus. Akan lebih baik kalau relawan tersebut dari orang-orang
yang memahami kearsipan/dokumentasi.
6. Perlu dibuat kebijakan dalam bentuk peraturan perundang-undangan yang mengatur
tentang penyelamatan arsip akibat gempa bumi atau bencana alam lainnya khususnya
menyangkut anggaran. Penyelamatan arsip akibat bencana alam harus disetarakan
dengan penyelamatan bidang-bidang lainnya. Sehingga bilamana terjadi bencana
alam, instansi-instansi sesuai dengan bidangnya masing-masing dapat bersinergi
melakukan penyelamatan. Instansi kesehatan turun kelapangan untuk
menyelamatkan/menolong para korban, intansi sosial memikirkan bagaimana para
korban tetap bisa bertahan hidup, perlu disediakan tempat penampungan, makanan,
minuman, dan lain sebagainya. Instansi pekerjaan umum turun kelapangan untuk
mendata dan mengusahakan bagaimana untuk membangun kembali bangunanbangunan
yang hancur, instansi kearsipan turun ke lokasi gempa untuk
menyelamatkan arsip/dokumen, dan lain sebagainya.
Pada umumnya dimana ada bencana disitu lahir relawan-relawan yang akan
membantu/menolong para korban. Kebanyakan dari mereka datang untuk
menyelamatkan jiwa dengan membawa korban kerumah sakit, mengangkat korban dari
timbunan reruntuhan bangunan, mencari warga yang hilang, mencarikan bantuan dengan
mendirikan posko-posko bantuan, membuatkan tempat-tempat
penampungan/pengungsian, dan sebagainya. Satu hal yang masih jarang ditemukan di
lokasi bencana alam termasuk gempa bumi adalah Relawan Untuk Penyelamatan Arsip
atau Dokumen. Hal ini dikarenakan masalah kearsipan di negeri ini kurang mendapat
perhatian baik di organisasi pemerintah maupun swasta. Warga masyarakatpun banyak
yang tidak memahami tentang arsip meskipun dalam kehidupan mereka tidak bisa
terlepas dari arsip. Barangkali inilah yang menyebabkan negeri ini banyak kehilangan
bukti-bukti sejarah.
Penulis adalah Koordinator Relawan
Penyelamatan Arsip Pasca Gempa Bumi
Tektonik di Yogyakarta.